make it happenПринципы работы ивент-агентства «Inventive Group»


Уважаемые клиенты, хотим ознакомить вас с принципом работы нашего агентства. Дело в том, что за годы работы в сфере организации услуг, мы сотрудничали со многими компаниями, и каждый из наших клиентов – совершенно уникальный, разный, неповторимый!
Это одновременно и хорошо и не очень: каждая компания подразумевает под услугами ивент-агентства, бывает, совершенно разные вещи.

Хотим на этом этапе – на этапе выбора ВАМИ агентства для организации вашего мероприятия – объяснить, в чем заключается работа агентства, чтобы на следующем этапе – этапе НАШЕГО сотрудничества – обе стороны понимали под этим понятием одно и то же :)


Итак, если у вашей компании возникла необходимость в организации делового или торжественного мероприятия, вы можете пойти двумя путями:

1. Организовать событие своими силами. Для этого Вам потребуется:

  • перешерстить Интернет;
  • уточнить рекомендации у знакомых;
  • придумать формат и сценарий мероприятия;
  • разыскать место для проведения события;
  • найти исполнителй и артистов и договориться с ними о сотрудничестве;
  • продумать меню;
  • позаботиться о траспорте;
  • закупить реквизиты, подарки и призы;
  • лично проверить готовность каждого из этапов программы;
  • провести день Х в полной концентрации на сценарии мероприятия, а также в строгом контроле за исполнением задуманного.

2. Доверить организацию вашего события ивент-агентству. В данном случае, агентство берет на себя не только все организационные вопросы, но и принимает ответственность за каждого артиста, ведущего, водителя и того парня.

При этом подготовка к мероприятию проходит в несколько этапов. Теперь подробнее:

Этап 1. Принимаем запрос. Мы принимаем и обрабатываем ваш запрос.

Этап 2. Отвечаем предложением. Мы готовим предложение, соответствующее вашему запросу, пожеланиям и бюджету. Как правило, в течение 3-5 рабочих дней, вы получаете презентацию в формате Power Point или PDF с «визуализацией» предстоящего проекта, а также ориентировочную смету. Чем более четким будет ваш запрос, тем больше вероятности, что мы подберем предложение, которое вам понравится. Критерии «хотим, чтобы было ярко» или «бюджета пока нет, предложите, что у вас есть» – значительно затрудняют нашу работу. Наверное, так же, как и просьба к дизайнеру «поиграть со шрифтами» :)

Этап 3. Встречаемся. Часто мы совмещаем второй и третий этап, поскольку передать на листе бумаги весь перечень наших возможностей достаточно сложно. Кроме того, мы экономим ваше время, ведь на встрече мы сразу сможем ответить на ваши вопросы и поделиться организационным опытом, дать рекомендации. На встречу мы, как правило, приезжаем с ведущими, которых планируем задействовать в данном проекте. Это также облегчает понимание и позволяет снять ряд ваших вопросов, опасений и переживаний.

Этап 4. Принятие решения. После того, как мы вместе прошли все три предыдущих этапа, у нас есть надежда завоевать ваше доверие и расположение :) На данном этапе мы ожидаем от вас решения по сотрудничеству. Положительным решением считается подписанный договор и окончательно согласованная смета, в которых прописываются все детали мероприятия.

Этап 5. Подготовка к мероприятию. Согласно принятой концепции и утвержденной смете, агентство вместе с ведущими, артистами и другими исполнителями начинает подготовку к мероприятию, закупку необходимых реквизитов, бронирование подрядчиков. С комфортной регулярностью мы предоставляем отчеты о ходе работ и согласовываем с вами детали мероприятия.

Этап 6. Проведение события. Собственно, в день Х, команда агентства сопровождает ваше мероприятие от и до: координирует работу подрядчиков, контролирует выполнение всех предусмотренных пунктов программы и решает все организационные вопросы в ходе события.

Этап 7. Подведение итогов. По завершению мероприятия мы подводим итоги, принимаем обратную связь по проекту и закрываем все организационные вопросы, как с клиентом, так и с исполнителями. Состоявшимся проект считаем после подписания актов выполненных работ и закрытия всех финансовых договоренностей.

За что вы платите?

Хотим отметить, что агентство – это подрядчик, который предоставляет вам комплексную услугу по организации мероприятия: от подбора места проведения мероприятия, составления меню, и подбора ведущих, артистов до планирования дополнительных услуг для события, а также просчитывает для вас смету проекта.

Итак, давайте разберемся, за что вы платите, а что получаете бесплатно:
Бесплатно:

  • Предложение, в которое входит:
    - Разработка общей концепции мероприятия (до 5 вариантов);
    - Подбор места проведения (до 5 вариантов – бесплатно, больше 5 – за договорную оплату);
    - Подбор ведущих и артистов;
    - Предоставление точной информации о действующих ценах, условиях проживания, вариантах меню, оснащении конференц-залов, дополнительных возможностях и специальных условиях каждого места;
  • Встреча для знакомства и презентации предложения.
  • Организация просмотра предложенных вариантов места проведения мероприятия;
  • Рекомендации, как оптимально спланировать мероприятие, что учесть при выборе места, меню, транспорта, оборудования, полиграфии и других нюансов.
  • Корректировка предложения и сметы (до 5 вариантов – бесплатно, больше 5 – за договорную оплату).

Платно*:

  • Детальный индивидуальный сценарий мероприятия;
  • Тайминг мероприятия;
  • Подробное описание конкурсов и активностей, запланированных в программе;
  • Составление призового фонда мероприятия;
  • Разработка афиш, макетов и другие дизайнерские услуги;
  • Фотосъемка события;
  • Ведение переговоров и создание необходимых договоренностей с задействованными в проекте исполнителями;
  • Оформление необходимых документов;
  • Контроль за соблюдением договоренностей со стороны всех привлеченных сторон для реализации проекта (администрация места проведения мероприятия, транспортная служба, сотрудники по техническому обеспечению, гиды, ведущие и т.д.);
  • Оперативное решение возникающих по ходу вопросов;
  • Транспортные услуги в ходе организации мероприятия;
  • Координация проекта и сопровождение представителями агентства.


* - Оплата за данные услуги предусмотрена в любом случае, не зависимо от того, как в дальнейшем вы поступаете с результатом услуги (пользуететсь или нет). Например, если мы подготовили полиграфию или написали индивидуальный сценарий события, а в ходе мероприятия заказчик этим не вопользовался, оплата за услугу все-равно начисляется.

Оплата за услуги агентства начисляется от общей суммы проекта и процентная ставка в каждом случае оговаривается индивидуально, в зависимости от общей суммы проекта.

10 причин работать с нами

  1. Большой опыт в организации мероприятий различного формата и масштаба.
  2. Наиболее выгодные финансовые условия сотрудничества с лучшими локациями (конференц-залами, ресторанами, площадками), а также с ведущими и артистами.
  3. Творческие решения, оригинальные идеи, нестандартный подход к каждому мероприятию.
  4. Оперативность в подготовке и реализации мероприятий. Умение быстро реагировать в форс-мажорных ситуациях.
  5. Компетентность в сфере организации мероприятий.
  6. Наличие широкой базы проверенных и надежных партнёров и подрядчиков.
  7. Постоянное развитие команды и накопление новых идей.
  8. Лояльный подход к запросам, возможностям и пожеланиям каждого клиента.
  9. Оптимальность в реализации каждого мероприятия и высокое качество услуг.
  10. Умение создать неповторимую атмосферу и положительные эмоции до, во время и после мероприятия!